Juntitis + Pandemia

25 Mar Juntitis + Pandemia

Las juntas deberían de ser el lugar donde resolvemos problemas, donde conectamos con nuestros compañeros y sea nuestra aliada de agilidad. Lamentablemente, sabemos que muchas veces es todo menos eso.

El buen Seth Godin dice: “La gran diferencia entre un buen trabajo y un excelente trabajo son las juntas que lo acompañan.”

Un sábado al mes, una hora por la mañana hacemos un Zoom Call un par de amigos y yo para ver cómo nos ha ido en nuestros trabajos y proyectos. Realmente no ponemos nada en la agenda, simplemente comenzamos a hablar. Eso sí, una hora y muy puntuales.

Uno de estos amigos nos contaba que el pasado viernes había trabajado hasta las 11 de la noche. La verdad es que cada vez tenía más juntas. Decía que además por default todas eran de una hora; y en muchas de ellas no había un asunto en concreto a tratar por lo cual nadie llegaba preparado y seguro habría otra junta después para tratar ese tema; y en tantas otras juntas no sabía porqué estaba ahí.

Algunos otros clientes/amigos/prospectos nos han dicho: “Antes de la pandemia podíamos ver quién estaba en su lugar de trabajo, ahora queremos saber que realmente están ahí.”

Las juntas suelen ser la manifestación más evidente de si en un lugar se trabaja bien o mal. Suelen ser la somatización de alguna otra cosa. De ahí que muchas veces no basta con solucionar el problema de juntas puede ser un first step.

Clásico ejercicio de los 5 Whys: ¿Porqué no funcionan las juntas? Porque no llegamos a tomar decisiones. ¿Por qué no tomas decisiones? Porque no están las personas que deben tomar decisiones. ¿Porque no están esas personas? Porque no forman parte del equipo. ¿Porque no forman parte del equipo? Porque nunca se les invitó. ¿Porqué no se les invitó? Es que están en otros proyectos.

Sí, seguramente podríamos avanzar más e irnos hasta el cómo hacemos estrategia; cómo hacemos proyectos; cómo hacemos equipos; cómo decidimos juntarnos. Sí, es muy raro que tus juntas no funcionen bien y el resto esté perfecto.

Podrías comenzar a crear awareness y hacer un examen de las juntas que tienes actualmente. Puedes contestar: ¿qué duración tienen?, ¿cuál es el propósito de dichas juntas? ¿qué estructura tienen?

Duración: muchas veces son por default, como decía nuestra amiga. Propósito: tantas veces desconocemos y queremos solucionarlo con juntas. Estructura: hay algún orden del día, hay alguien que sea el moderador y escribiente (que no sea el líder o directivo).

Si no encuentras un propósito claro en alguna de tus juntas, vale la pena eliminarla. Si siempre suele pasarse de duración, vale la pena forzarla a menos de 1 hora. Estructura: esto va ligado gran parte al propósito. Si no lo ves muy claro en tu junta que cumpla estos propósitos definitivamente quítalas de tu agenda. No vale la pena que sigas perdiendo el tiempo ahí. Intenta por una o dos semanas quitar juntas si estás muy ansioso a ver si ocurre algo; a ver si alguien te reclama/dice/llama la atención.

En Polymath sólo proponemos fijo, sólo dos juntas por semana. Al inicio de cada semana con la Planning Meeting, con los proyectos que tenemos en esa semana en concreto; las cuestiones pendientes que tenemos; posibles escenarios de esa semana; ver tus OKRs y KPIs; stories que vayas a completar esa semana. Una Shipping Meeting: es al finalizar la semana con una estructura similar.

Kick-Off Meeting que tantas veces se pierde o se salta. Al inicio de cada proyecto vale la pena realizarla para poner las reglas del juego; el Sistema Operativo de Trabajo de ese proyecto en concreto; los escenarios (lo que puede salir mal y el mejor escenario). Tantos problemas que nos podríamos evitar si tenemos las cosas claras desde el inicio.

Retrospectiva de Proyectos: al finalizar cada proyecto vale la pena realizarla para aprender de las cosas que hicimos bien y las que no.

Retrospectiva de Equipos: realizarla al menos dos veces por año. Para ver estrategias; donde puedes aterrizar Estrategia de Futuros; Prioridades de la Organización; nuevos proyectos y conectar mejor con tu equipo e incluso invitar a otros equipos.

Las Healing Meetings: a) One on one que depende el contexto: pero cada 15 días o cuanto tu colaborador lo necesite. b) Sensing Meeting: el año pasado ante el inicio de la pandemia nos invitaron a llevar a cabo este estilo de Meetings que vale tenerla cuando tenemos un cambio muy marcado de comportamiento de usuario o bien del entorno. Claramente la pandemia fue una situación especial. Fue impresionante como tantos equipos no estaban listos y ni siquiera hicieron un parón para ponerse de acuerdo cómo iban a trabajar ahora.

(*Si quieres ver el detalle de estas juntas lee nuestro post que escribimos ya hace un tiempo).

Por su parte Patrick Lencioni en su libro ‘Death by Meeting’ propone la siguiente cadencia de juntas (parecido a Polymath):

– 5 minutos diarios de Check-In para ver a lo que se espera llegar ese día.

– 45 minutos semanales: para ver las actividades de esa semana y revisar sus métricas.

– Una junta mensual de estrategia de 2 a 4 horas en donde se revisan los problemas más importantes.

– Un Off-Site al trimestre para revisar el desarrollo del equipo con su estrategia, para analizar a la competencia, los trends, etcétera.

Bien puedes seguir el modelo de Scrum y sus scrum Meetings (irte por el librito) al principio y después personalizar.

En esta pandemia tendrías que además tener en cuenta (y compasión) que vía remota todo se vuelve más cansado. No podemos estar tantas horas al frente. El año pasado escribí un post sobre: ‘Estar conectados no es estar pegados a la pantalla’. Ahí te recomendaba que hicieras:

1) Haz tu lista de presencia imprescindible y la frecuencia (diaria, a la semana o al mes). Quizás te pueda servir sólo las juntas que te enuncié anteriormente.

2) Hicieras un horario y lo respetaras. Si quieres que salgan las cosas en esta pandemia que nos exige más; tienes que reservar tiempo para hacer trabajo no para juntas.

3) Haz un ban de tu correo interno. Todo puede estar en una misma plataforma.

4) Democratiza tus Juntas y utiliza conversaciones. No todo necesita junta, no todo necesita un Zoom. Quizás una llamada, un WhatsApp, un mensaje en Slack.

5) Clasifica en Sincrónico o Asincrónico. Una de las maravillas habilitada por la pandemia es esta modalidad. Nos damos cuenta que efectivamente hay cosas que tenemos que resolver al momento y otras que podemos dejar para después. Quizás la resolución de problemas lo podemos hacer ya y la propuesta de soluciones dejarla a después. Para pensarlas mejor; e incluso someter a votación asincrónica y anónima.

En Polymath no le llamamos juntas, las llamamos Action Meetings. Por cada cliente, prospecto, proyecto: siempre tenemos un lugar de co-creación abierto: Miro, bien Google Docs, Mural. Quien dirige el proyecto: va dando la idea y desde las distintas perspectivas de nuestros polymaths vamos construyendo la propuesta. Porque no vendemos enlatados, todo es personalizado; adaptado a la necesidad del cliente. Son muy divertidas, abiertas, ágiles, creativas. Muy parecido a un Braintrust de Pixar. Hay demasiado talento como para desperdiciarlo y quedarnos callados. Es más a veces ya llenando los post-its y bajando frames puedes hasta no conversar por la conversación generada en los boards. Incluso nos dejamos tarea y seguimos trabajando asincrónicamente.

Epílogo

No hay mejor junta que la que no se hace cuando no se necesita; y no hay peor junta que la que no se hace cuando sí se necesita. Recuerda que las juntas es una somatización de cómo se trabaja ahí; quizás hay que escarbar e ir a más. Por eso no necesariamente esta estructura te funcionará. Además que las juntas se practican, se viven y se corrigen.

En Polymath será un honor acompañarte a reestructurar tus juntas pero aún mejor tu forma en la que trabajas; y podemos ir a más a cambiar también la manera en que cambias y creas. Vale la pena que te preguntes ahora: cuánto tiempo pierdo en juntas; cuántas personas están en una junta; cuánto vale la hora de mis colaboradores. Ya puedes sacar la cuenta de lo que te cuesta (apenas por encimita). Además de que impacta al Workflow, a tus Equipos, incluso a la Innovación porque no te queda tiempo para innovar; y a la Seguridad Psicológica de tu organización al darnos cuenta del tiempo que perdemos y el poco éxito que tenemos.

En este sentido dice Vala Ashfar: “Tenemos que pedir una aprobación por 500 dólares, pero puedes tener una hora de junta y nadie se da cuenta.” Muy duro pero muy cierto.

Que no te se te haga más tarde; es el momento de quitarse esa juntitis.

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