
27 Abr Más Allá del COVID-19 y las Organizaciones Responsivas – Parte 1
Definitivamente no seremos los mismos después de la contingencia por el COVID-19. Definitivamente no somos los mismos hoy desde que comenzó la cuarentena ya hace 4 semanas.
En mi último post de hecho te hablé de que se se pondrían a prueba cuatro pilares de las organizaciones: su propósito, sus valores, su adaptabilidad y su humanidad. A su vez podríamos decir que estos cuatro pilares han de llevarse totalmente a la práctica, de lo contrario podríamos decir que serían letra muerta.
De ahí que pensamos que más que la capacitación per se en nuevas formas de trabajo o el clásico learning and development de recibir mera capacitación creemos que quedará obsoleto por más digital y friendly que sea. Al menos se convertirá en un self-service. Es decir, que se tendrán los contenidos disponibles para cuando las personas lo quieran consumir. Los equipos y organizaciones más que llenarse de información y formación, necesitan meterse a la acción, que les ayuden a tomar decisiones, organizarse mejor, ver qué les funciona y qué no. Avanzar y en el inter hacerse mejores, integrarse mejor. Este camino fue el que tomó Banregio al iniciar Banregiolabs hace unos años, el experimentar y palpar la innovación. Aquí te dejo el primer episodio de nuestro Podcast Reinventándonos donde Demetrio Strimpópulos (líder de Hey Banco!) nos cuenta de esta transformación.
De ahí que los acompañamientos de Polymath más que formarte en metodologías de agilidad y nuevas formas de trabajo; ayudamos a las organizaciones a experimentar y llevarlo a la práctica.
En esta perspectiva las Responsive Organizations, su visión y su forma de entender al trabajo y el cambio organizacional vuelve a quedar patente su necesidad y su funcionalidad. De ahí que en Polymath desde nuestro nacimiento seamos partidarios de esta filosofía. La semana pasada mi amigo y colega Arturo Ortega de TCUX me etiquetó en un post para abrir la conversación sobre las organizaciones responsivas. Aquí aceptamos la invitación y te contamos un poco en este post.
Responsive tiene su raíz en ‘sense and response’ (sentir y responder) para adaptarse constantmente al cambio. Para ello propone un cambio de paradigmas. A efectos de este post examinaremos tres.
De Jerarquía a Redes. De controlar a Empoderar. De Planear a Experimentar.
Estos cambios de paradigmas nos ayudarán a hacer propio el trabajo, a tener control sobre el, a aterrizarlo y en esa medida a que el trabajo fluya.
I. De jerarquía a Redes
Creo que hoy más que nunca somos conscientes de que trabajamos literalmente en red. Es más hasta definimos mejor los roles, nuestro workflow. Queremos eficientizar lo más posible el trabajo. Que estén ahí las personas que tengan que estar, que no haya personas que sobren.
Te puede ayudar si haces una visualización de tu estructura de valor. Primero dibuja cada uno de los pasos/fases de cómo realizas tu trabajo. Segundo a cada paso o fase vale la pena tener claro qué expertise necesitas para llevarlo a cabo. Tercero, con base en la expertise requerida asigna roles, personas. Una vez hecho esto, ahí tienes a tu equipo. ¿Coincide con tu estructura formal que tenías Pre COVID-19? Seguramente no es así. Al menos en más del 80% de los casos, no coincide.
Seguramente también nos habremos dado cuenta que trabajar en redes no implica trabajar sólo con personas de tu organización, también con miembros de otra organización.
¿Por qué no invitar a un crack de desarrollo de producto o alguien que está en un proyecto de intraemprendimiento de otra organización? Lo mismo trabajar en red podría darse con organizaciones y startups (ya lo hacen organizaciones tipo Axtel). También entre consultoras. En Polymath lo tenemos en nuestro ADN al ser una unión de consultores de Cambio Organizacional podemos sumar talento a nuestros proyectos para sumar valor en concreto.
Creo que es un paso que las organizaciones deben de dar: el no restringir a tus colaboradores que trabajen en proyectos para otra empresa, para startups o que tengan su ‘side project’. Al contrario te aportarán mucha experiencia, te será más fácil engancharlos. Además que estarías respondiendo a una necesidad de hoy en día. Tu organización sería mucho más atractiva y tendrías a los mejores.
II. De controlar a Empoderar
Seguramente lo estás viviendo hoy de forma más marcada. Es muy difícil realizar el micromanagement en esta situación. Es más el Micromanagement puede estresar tanto hoy en día a tus colaboradores, si lo pretendes seguir haciendo te recomiendo no lo hagas.
Hoy en día tenemos que confiar en nuestros colaboradores sí o sí. Tenemos que creer en ellos, también es una prueba y una oportunidad que tenemos para que tus vínculos de confianza crezcan.
Un punto esencial para lograr este cambio de paradigma. Es cederles a los equipos el cómo trabajan. Si vemos que efectivamente no se puede hacer micromanager, deja que los equipos encuentren qué forma de trabajo se les hace más cómoda y responda precisamente mejor a los retos que se les están presentando. Si quieren utilizar tal o cual aplicación, si quieren tener juntas a una u otra hora. Si se desempeñan mejor trabajando por la noche, por la tarde o por la mañana.
Para que esto funcione vale la pena dejar en claro en los equipos dos cosas: sus compromisos y sus límites. Podríamos decir que son dos caras de la misma moneda. Nos podríamos comprometer a nuestra Daily Standup Meeting de 15 minutos a las 10 de la mañana. Ahí cada colaborador puede llevar sus pendientes. Podemos poner los límites, por ejemplo: hasta tal hora podemos recibir mensajes o hasta tal hora contestaremos mensajes; lo demás se contesta hasta el otro día o no estás obligado a contestar.
Podríamos también ir más allá. Seguramente los equipos se estén dando cuenta que necesitan un presupuesto en especial para ello. ¿Qué pasaría si los equipos tuvieran o pudieran crear su propio presupuesto? Si no tendría que ser anual. Una manera que te podrías dar cuenta ya desde ahora que el presupuesto podría ser por equipos y autónomo. Haz una línea del tiempo, ¿cuánto tiempo tiene tu equipo y/o organización? ¿cuáles son sus compromisos ya adquiridos que se traducen en costos fijos? ¿Cuáles son esas adquisiciones, cursos, necesidades que tienes y que van surgiendo que se traducen en costos variables? Si vemos que cada mes e incluso cada semana las necesidades cambian y ya sea que se incrementan o decrecen. Si tenemos un presupuesto fijo y que no controlamos, nos será más difícil responder a ello.
III. De planear a Experimentar
Este cambio de paradigmas es el más patente en esta contingencia. ¿Hasta cuándo son válidos nuestros planes? La vigencia de los mismos se ha vuelto disminuida y cuestionada. Seguramente te has visto en la necesidad de cambiar tus OKRs y KPIs.
Como puedes ver el paradigma anterior de controlar a Empoderar está íntimamente relacionado con este cambio de paradigma. Quizás ahora tenemos la perfecta excusa para habilitar este paradigma. La planeación lineal, perfecta y anticipada ha caducado por un microorganismo y sin preguntar. A la experimentación es buena acompañarla de juntas y deadlines.
Juntas no controladoras sino de retroalimentación, de apoyo. Una ya la hemos visto la Daily Stand-Up Meeting, ahí puedes poner en la mesa los experimentos que has intentado o que intentarás ese día para cumplir con tu sprint, con tus tareas para hacer posible ese proyecto en el que estás trabajando. Bien quizás tengas que dar un poco más tiempo a esos experimentos y ponerlos en la mesa cada viernes (o al final de cada entrega). Comentar qué te ha servido y qué no. Quizás aquí es tiempo de experimentar con alguna metodología de agilidad o algún Design Sprint.
Los deadlines son importantísimos para que tus experimentos no queden en el aire. Da un tiempo suficientemente largo como para merecer una opinión y lo suficientemente corto para en caso de que no te funcione, dejes de experimentar esa forma de trabajo, ese cambio. Aunque puede ser un poco más trillado podrías utilizar el modelo de Google para dedicarle un 20% de tu tiempo a otros proyectos. Quizás ahí podría surgir un nuevo proyecto, ver una nueva necesidad.
También lo que te propusimos hace unos posts puedes utilizar tus Ciclos de Cambio Ágiles donde puedes experimentar una nueva práctica que resuelve una tensión que tengas en tu equipo. Esto es que resuelve una situación en la que podría funcionar mejor. Por ejemplo: como el trabajar en silos, el cómo podemos trabajar mejor en esta contingencia en nuestro equipo. Puedes poner esta práctica en experimento por una o dos semanas y ver si esa tensión desaparece.

Sin duda las organizaciones tienen que ser más flexibles y más sensibles a este cambio y a lo que están pasando nuestros colaboradores. Y lo que podría ser una contingencia que las lleve a la ruina, puede ser una contingencia que los lleve a la gloria.
* ¿Quieres seguir hablando sobre cómo puedes rediseñar a tu organización y/o equipo en esta contingencia y tomar inercia para que lo pueda venir? Escríbenos a hola@polymath.com.mx o bien puedes agendar con Luis Salas aquí: www.calendly.com/luise88
** Hemos diseñado nuestras Intervenciones Culturales para tu organización y/o equipo con el propósito de encontrar de manera ágil puntos de cambio e ir co-diseñando un mejor lugar para trabajar están siendo todo un éxito. Encontramos insights muy interesantes para tu equipo que los puedes aplicar inmediatamente e incluso conectar con otros equipos de tu organización. Además de ver formas de trabajo que respondan mejor a las necesidades de tu equipo y además de servirte como integración.

*Puedes descargar nuestro Manual de Remote Work, aquí.
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