Estar conectados no es estar pegados a la pantalla

18 Jun Estar conectados no es estar pegados a la pantalla

Si al regresar a la “Nueva Normalidad” lo único que cambia es estar en la oficina habremos fracasado. Estamos por llegar a los tres meses en contingencia. Algunas organizaciones han decidido volver este 1ro de junio a los lugares de trabajo. Otros lo hicieron antes y algunos otros han decidido continuar su actividad mediante el trabajo flexible. (Por ello en Polymath hemos diseñado una guía – si es que la puede haber – para entender esta Nueva Normalidad. Aquí la puedes descargar).

Tristemente la palabra que más hemos escuchado ha sido: saturación. Probablemente sigamos con esa saturación si no cambiamos de fondo. La semana pasada te contaba en el post cómo podríamos construir una Cultura de adentro hacia fuera. Te recomiendo volver a el para ver los principios que ponen una Cultura construida así: humanismo-seguridad psicológica; liderazgo desde adentro, responsabilidad social comenzando con nuestra la cultura, transparencia y co-diseño de cultura. Este post puede ayudarte a potenciar aún más está cultura. Y sólo haciendo lo de este post sin hacer un cambio de fondo no te llevará tan lejos.

En estos meses ha servido (espero) para replantearse tantas cosas. Entre ellas: el cómo trabajamos; el porqué hacemos las cosas; el podernos abrir, en mostrarnos tal cual somos. En cambiar nuestras formas de trabajo a una manera más adaptable y más humana.

Quizás muchos aún siguen confundiendo el estar presentes con estar pegados a la cámara, en responder cada mensaje al instante, en hacer juntas interminables para asegurarnos que nos pueden ver.

Me gusta poner hacer el simil del micromanagement con los colaboradores con el de una pareja. Si una pareja están juntos no quiere decir que a cada rato se estén hablando. Es más, muchas veces puede resultar molesto y perder hasta la chispa si todo el tiempo estamos hablando. Hay estilos pero es verdad que disfrutaremos más de la compañía de la persona si reservamos momentos especiales y concretos con la otra persona. Lo mismo en nuestras organizaciones. Podemos estar presentes sin necesidad de estar sobre comunicándonos.

Si pondríamos un reto podría ser: ¿Cómo podemos estar relajados, colaborativos, ser ágiles sin necesidad de ser vistos o contestar al instante?

I. Lista de presencia imprescindible

Podríamos comenzar haciendo una lista de en dónde sí tendríamos que estar presentes y la frecuencia: diaria, a la semana o al mes:

a) Daily Stand Up Meeting: si estás acostumbrado a tener tu junta diaria, formato Scrum. Quizás sí podría ser 15 minutos conectados. Ya dependerá si quieres encender o no la pantalla. Yo te recomendaría que sí por los mirror neurons y tu proceso de aprendizajr.

b) One on One: quizás sí valga la pena que sea también face to face. Quizás la frecuencia dos veces al mes. Podría ser de treinta minutos o una hora.

c) Retrospectiva de Equipos o de Proyecto: si volvemos a nuestro lugar de trabajo o vamos a hacer un ajuste en nuestro equipo, vale la pena vernos y estar presentes. Igualmente si terminamos un proyecto. Aunque podríamos tener otro modelo.

¿Dónde más sí tendrían que estar presentes imprescindiblemente? Quizás en el lanzamiento de proyecto, presentación de producto o servicio.

II. Crea tu Horario Personal

Una vez que hayas hecho tu lista de presencia imprescindible y sincrónica, ponlo en tu horario. Es importante tener en cuenta la hora en que sí tendríamos que estar presentes. De lo contrario podría causar ansiedad en nuestros colaboradores.

Fuera de esas juntas imprescindibles, como las daily standup meetings que nos ayudan porque son concretas y fácilmente las podemos calendarizar. Lo demás, no necesariamente se tiene que resolver mediante juntas.

Hace unos días ponía un post en el que decía que desde hace un tiempo utilizo la metodología de ‘Make Time’ de Jake Knapp y John Zeratsky. Quizás te pueda servir para agendar tu tiempo y el de tu equipo; una vez mapeado lo absolutamente imprescindible. Como bien sabes esta metodología se basa en lograr un highlight al día. Esto es: la cosa más importante que tienes que hacer durante ese día. Para ello vale la pena hacer tiempo para cumplir con ese highlight diario. Pon esos bloques a lo largo de tu día; pregúntate si eres morning person (funcionas mejor por las mañanas) o bien funcionas mejor por las tardes o noches.

Una de las ventajas de esta metodología es que es perfectamente compatible con tu metodología de agilidad que utilices. Puedes poner las tasks (tareas) de tus stories; o bien esos task del reto de Design Thinking que estés corriendo; y los hagas en ese tiempo en especial. Lo mismo si estás en uno o dos proyectos ahí puedes hacer este tiempo.

Con el tiempo he aprendido a no ser tan cuadrado y también ir acomodando/adaptando mis bloques de ‘Do Not Schedule’. Este es mi agenda de esta semana. Más o menos así es una semana mía. Aquí también puedes asignarle tiempo en concreto a contestar correos, a los grupos de WhatsApp. Esos pendientes que a veces tristemente muchos colocan como prioridad. Según estudios de Adobe el año pasado los colaboradores pasaban en promedio tres horas al día contestando o enviando correos. Muchas veces esto no se corresponde con el trabajo productivo o tristemente se confunde.

III. Haz un Ban de tu Correo Interno

Uno de los KPIs no escritos cuando hacemos consultoría en Polymath es si lograron quitarse el correo interno de la vida de los colaboradores. No sólo porque sí, sino porque por fin esa información que nos pasamos por correo ya está en alguna plataforma ya sea interna o un Google Docs, un Trello, un Slack, etcétera. Por lo que no hay que estar al pendiente de si subió o no.

De hecho como hacemos un acompañamiento los obligamos (perdón) a que ellos escojan cualquier App pero con la condición de que todos podamos accesar en cualquier momento y cuando lo necesitemos. Qué cargas quitamos sólo con este pequeño detalle. Quizás también es una buena oportunidad para que pongas tus imprescindibles del correo. Quizás también sea buen momento para que le hagas un favor a tu cliente y evangelices con quitar el correo interno. No tienes que usar la app más sofisticada, sino la de más fácil acceso, la más user friendly. En cualquier caso si le haces un pequeño vídeo explicativo mejor, además de ser un buen detalle. Ten en todo esto la transparencia como aliado.

IV. Democratiza Juntas y utiliza conversaciones

No todo necesita una Zoom Call y no todo necesita una Junta. Está bien de vez en cuando no verse las caras. Está bien llamarse por teléfono. Está bien, enviar mensajes, está bien contestar más tarde.

Igualmente te puede ayudar. Apoyándote de tu lista de presencia imprescindible, hacer tu lista de juntas imprescindibles. Nosotros recomendamos ya sea tu daily standup meeting o incluso sólo hacer dos juntas formales presenciales a la semana y ya (virtuales o no virtuales). Kickoff Meeting, Retrospectiva Equipos o de Proyecto. Las de adaptabilidad, de sanación o Healing Meeting que son especiales para casos extraordinarios. Lo demás se puede resolver en conversación.

Las conversaciones pueden ser vía WhatsApp; vía Trello o bien Slack que es el más amigable porque puedes tener tus canales especiales de discusión (por temas); puedes escribir conversaciones one on one con algún compañero y no involucrar a todo el equipo.

Una práctica que he aprendido también de nuestros amigos de The Ready es una Meeting de No Agenda. Precisamente para democratizar las juntas. Esto es, que invite a los colaboradores a plantear sus problemas y tensiones. Que se abren todos los temas que se tengan que hablar para no detenernos más delante.

V. Sincrónico o Asincrónico

Una de las maravillas que nos ha hecho ver de forma más patente esta contingencia es que no todo se puede contestar al instante. Simplemente no llegamos, o bien no tiene el mismo grado de importancia una cosa de la otra; o bien puede esperar para que precisamente fluyan mejor las cosas más delante.

Si haces otra lista es la de poner si es sincrónico o asincrónico. Pregúntate: ¿qué nos beneficia más contestando ahora o después? ¿Esto puede esperar?

Por ejemplo, como te recomendaba más arriba: los correos pueden esperar. Le puedes designar un par de periodos al día de 30 minutos, no más. Esas conversaciones, WhatsApp pueden esperar. ¿Qué priorizas tú sobrecomunicar o ser productivo? Quizás cuando contestes seas más consciente, estés más relajado. Como te decíamos, el reto de estar más relajado pueda ayudar si explícitamente decimos en nuestros equipos, seremos asincrónicos.

En la misma consultoría igual, la contingencia abrió la oportunidad para hacer más cosas asincrónicas. Ya que no podemos estar físicamente, tenemos más tiempo para hacer las cosas o lo podemos dispersar. Nos gustó mucho lo que proponen nuestros amigos de TCUX Innovation con sus Learning Groups. Esto nos pueda ayudar en primer lugar, para no forzar resolver un reto de forma ágil en un tiempo limitado. Para poder conservar el anonimato y finalmente utilizando apps que dominemos o todos podamos tener. Puedes hacer un grupo anónimo en Facebook, lanzar un reto, proponer soluciones, prácticas o tensiones. Votar por las soluciones, prácticas o tensiones llevarlas acabo.

Nosotros hemos venido mezclando en sincrónico o asincrónico. De tal manera que podamos dar seguimiento; incluirlo en sprints o realizar nuestras juntas concretas con nuestros clientes donde les pedimos que previamente hayan cumplido con el reto; en una aplicación fácil de utilizar y donde puedan tener acceso en cualquier momento. Los resultados son increíbles: compromiso, agilidad, cero ansiedad e ilusión por seguir avanzando.

Creemos que el tiempo es lo más valioso que tenemos. Que las organizaciones tendrían que preguntarse: ¿qué hacemos con el tiempo de nuestros colaboradores? Cada vez hay más organizaciones, países que promueven incluso que la semana laboral sea de 4 días. Organizaciones como VERSA que han apostado por esto mismo y donde sus ganancias aumentaron al doble y sus utilidades en un 46% y retención de un 88%.

Tener ownership sobre el tiempo que le dedicamos y cómo se lo dedicamos es de lo más valioso. Nos permitirá crecer, dejar más tiempo para innovar, para ver otros proyectos. Aumentará la confianza, bajará el estrés y serás seguramente una organización más productiva y atractiva para trabajar. De verdad deseo que esta contingencia te haya hecho pensar sobre tu tiempo, sobre la calidad de tu tiempo y sobre el tiempo que quieres estar con los tuyos.

* ¿Quieres seguir hablando sobre cómo puedes rediseñar a tu organización y/o equipo en esta contingencia y tomar inercia para que lo pueda venir?¿Te gustaría co-diseñar tu Cambio Organizacional o esta contingencia te está mostrando áreas de oportunidad en tu Cultura Organizacional? Escríbenos un correo a hola@polymath.com.mx . Visitar nuestras redes en Polymathmx o bien puedes agendar aquí conmigo: www.calendly.com/luise88

** Hemos diseñado nuestras Intervenciones Culturales para tu organización y/o equipo con el propósito de encontrar de manera ágil puntos de cambio e ir co-diseñando un mejor lugar para trabajar están siendo todo un éxito. Precisamente para que con base a una visión sistémica avances y te adaptes más y mejor. Encontramos insights muy interesantes para tu equipo que los puedes aplicar inmediatamente e incluso conectar con otros equipos de tu organización. Además de ver formas de trabajo que respondan mejor a las necesidades de tu equipo y además de servirte como integración. Súmate a organizaciones como Banregio, Steelcase y NEMAK que ya han tomado esta intervención.

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